مديريت و بهرهوري زمان
ارزش زمان:
در ميان منابع و امكاناتي كه مديران و كاركنان در اختيار دارند، با اهميتترين، با ارزشترين، و كميابترين آنها «وقت و زمان» در دسترس است. تنها منبعي كه قابل جايگزيني و بازيابي نيست. يكي از مشكلات مديران و كاركنان (خصوصا در دواير دولتي) عدم استفاده بهينه از زمان است كه باعث هرز رفتن اين منبع گران بها ميشود.
هر چند كه طول شبانه روز براي كليه افراد يكسان است ولي اين چنين به نظر ميرسد كه بعضي از مديران و كاركنان از نظر وقت بسيار در مضيقهاند. هنگام ناهار خوردن كار ميكنند و حتي مقدار زيادي كار براي انجام دادن به خانه ميبرند، در حالي كه عده ديگري انگار تمام وقت دنيا را در اختيار دارند. در حالي كه كارشان را خوب و به موقع انجام ميدهند، بعد از انجام كارشان وقت اضافي براي پرداختن به زندگيشان دارند.
توانايي استفاده از وقت غالبا آن چيزي است كه مديران خوب را از مديران ضعيف جدا ميكند (اگر نميتوانيم خودمان را سازمان دهيم چگونه ميتوان به ما براي سازمان دادن ديگران اعتماد كرد؟!!)
فقط تعداد قليلي از ما آن طور كه بايد از وقت استفاده ميكنيم. اغلب ما به جاي پرداختن به كارهاي ضروري و منطقي و اموري كه بايد به آنها پرداخت، بيشتر به كارهايي ميپردازيم كه مورد توجه و علاقه خودمان است. بيشتر از آنچه وقت داريم كار قبول ميكنيم و در مقابل كساني كه از ما ميخواهند روي مسايلي (كه مربوط به آنها است و نه مربوط به ما) كار كنيم جواب نه نميدهيم و غيره.
مديران و كاركناني كه از زمان خود به درستي استفاده نميكنند دچار مشكلات زير خواهند شد.
• به تعويق افتادن كارها
• افزايش اشتباهات در انجام وظايف
• ناقص انجام دادن وظايف
• از بين رفتن منابع و امكانات
• ايجاد نارضايتي در همكاران و ارباب رجوع
• افزايش فشار عصبي (استرس)
• از دست دادن فرصتها
• تغيير خلق و خوي (بد اخلاقي در محيط كار)
• افزايش فراموشي در انجام وظايف
• افزايش بيماريهاي جسمي (زخم معده، ديابت، بيماريعصبي و ....)
لازم به ذكر است نظر به اهميت موضوع مديريت زمان و تأثير فراوان آن بر موفقيت و يا شكست در امور سازمان، در اين موضوع مقالات و كتب مفيد بسياري تأليف شده است، و هدف نگارنده ارائه طريقي نو نبوده است و صرفا به مصداق «فذكر ان ذكرا تنفع المؤمنين» از باب يادآوري مطالبي جمع آوري و به رشته تحرير درآمده است.
همانگونه كه براي هر مشكل و بيماري عامل و يا عواملي وجود دارد و براي معالجه آلام و حل مشكلات در گام نخست شناخت صحيح آنها ملاك اصلي است، لذا شناخت آفات مديريت زمان و وقت اولين قدم است كه بايد به آن دست يازيد تا بتوان در پي اصلاح و درمان آن برآمد.
عوامل اتلاف زمان:
آفات وقت را ميتوان در سه زمينه دسته بندي كرد:
1. آفاتي كه به خود فرد مربوط است.
2. آفاتي كه ديگران عامل آن محسوب ميشوند.
3. آفاتي كه اتفاقات مولد آن هستند.
آفاتي كه به خود فرد مربوط است.
ريشه اصلي اتلاف وقت در «خود فرد» نهفته است. اگر كسي بتواند با كنترل «خود» عوامل اتلاف وقت را از بين ببرد، ديگران و اتفاقات نميتوانند تأثير عمدهاي در اتلاف وقت وي داشته باشند. اصليترين عامل اتلاف وقت روحيات و خلقيات فردي است.
آفات اتلاف وقت بسته به روحيات و منش افراد متفاوت است و هر فرد بايد به دنبال شناسايي آفات خود باشد. در اينجا به برخي از آفات كه اكثر ما گرفتار آن هستيم اشاره ميشود.
1. نداشتن هدف مشخص و در نتيجه نداشتن برنامه ريزي در كارها
فردي كه هدف مشخصي ندارد و نميداند كه چه بايد بكند، براي رسيدن به هدف برنامهريزي ندارد و در نتيجه نميتواند بر وقت خود مديريت نمايد؛ و در اين ميان برنامهريزي معنايي نخواهد داشت.
2. عدم رعايت اولويتها در انجام وظايف:
گاه ميشود كه فرد برنامه خود (يعني مجموعه فعاليتهاي روزانه خود را) ميداند ليكن به دليل عدم اولويت بندي كارها و تعيين نكردن كارهاي درجه يك و دو و سه، وقت خود را به كارهاي درجه سه ميگذراند و از كارهاي درجه يك باز ميماند و در حقيقت اتلاف وقت ميكند.
3. بي نظمي:
فرد نامنظم علاوه بر اتلاف وقت خود، باعث اتلاف وقت و هدر رفتن عمر سايرين ميشود. فرد نامنظم چون كارهاي خود را طبق روال صحيحي انجام نميدهد، براي جبران بينظمي خود مجبور است بارها دوباره كاري كند و وقت بيشتري را از دست بدهد.
4. تسويف (كار امروز را به فردا انداختن):
فردي كه تسويف ميكند دايما كارها را به تعويق مياندازد. وي توجه نميكند كه فردا نيز وظايفي دارد و با اين عمل، بار فرداها را سنگينتر ميكند تا جايي كه قادر به انجام وظايفش نخواهد بود.
او دچار گرفتاري ديگري نيز ميشود و آن استرس و نگراني دائمي از اينكه كاري مانده و بايد آن را انجام دهد و به مرور زمان انجام آن را دشوارتر ميبيند و در نتيجه يا دچار بيماري عصبي شده و يا نسبت به امور بيتفاوت ميشود و به عنوان عنصري بي تعهد نسبت به وظايف شناخته ميشود.
گرفتاري ديگري كه دامنگير او ميشود از دست دادن فرصتها است. فرصتهايي كه شايد بسيار راهگشا باشند و هرگز در زمان ديگري به دست نيايند.
5. تنبلي:
فردي كه دچار بيماري تنبلي و راحت طلبي است، نميتواند بر وقت خود مديريت كند. فرد تنبل چون اهل تحرك نيست، حتي اهداف قابل دسترسي و آسان را دست نيافتني ميبيند و به همين دليل، اوقات خود را به بطالت میگذراند.
